Die Kontrolle über die Druckkosten zu erlangen, ist ein einfacher Schritt zur Reduzierung interner Ausgaben ohne Entlassungen oder Budgetkürzungen. In vielen Unternehmen, insbesondere Finanzinstituten, sind Druckdienstleistungen gebrochen. Das bedeutet monatskalender, dass jede Abteilung ihre eigenen Drucklösungen sichert. Anstatt einen verstreuten Ansatz zum Drucken zu verfolgen, können Unternehmen leicht eine Lösung finden, die ihre Bemühungen bündelt und Zeit und Geld spart.
Dezentrales Drucken bedeutet, dass ein Unternehmen keinen einzigen Vertrag mit einem einzigen Druckanbieter hat. Diese Druckmethode führt zu einer großen Anzahl von Drucklieferanten mit einer Vielzahl von Lagern und zahlreichen Bestellmethoden, die verwendet werden, um Druckanforderungen zu erfüllen.
Mitarbeiter, insbesondere im Außendienst, sind die größten Opfer eines solchen Systems. Wenn es keinen Standard für die Bestellung neuer Artikel gibt, wissen die Mitarbeiter nicht, wo sie ihre Drucksachen kaufen sollen. In einigen Fällen müssen sie möglicherweise mit verschiedenen Abteilungen sprechen, um die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Materialien zu erhalten.
Die Bearbeitung von Druckanfragen durch Mitarbeiter kann lange dauern, und es gibt keine Möglichkeit, den Status jeder Anfrage zu verfolgen. Diese Hindernisse entsprechen nicht dem täglichen Betrieb eines Unternehmens, insbesondere nicht den Bedürfnissen und Anforderungen von Finanzinstituten.
Unternehmen können unter diesen Umständen Änderungen vornehmen, um die Situation in eine positive zu verwandeln. Ein Druckmanagement-Partner ist der beste Weg, um wieder auf Kurs zu kommen. Der richtige Partner kann Druckanbieter konsolidieren, die Ausgaben Ihres Unternehmens für das Drucken nutzen und ein E-Procurement-System für Ihr gesamtes Unternehmen implementieren. Das Ziel dieser Partnerschaft sollte es sein, Ihre Kaufkraft zu steigern und Prozesse zu rationalisieren, um druckbezogene Ausgaben zu reduzieren.
Die Zentralisierung ermöglicht auch konsistente Grafikstandards des Unternehmens und verbessert die Fähigkeit, eine starke Markenidentität aufrechtzuerhalten. Ihre Marketingabteilung arbeitet hart daran, ein Markenimage und eine Marketingbotschaft für Ihr Unternehmen zu erstellen. Wenn nicht genehmigte Druckaufträge von verschiedenen Abteilungen aufgegeben werden, können diese gut gestaltete Marke und Botschaft verloren gehen. Indem eine einzige Organisation für den Druck verantwortlich ist, wird sichergestellt, dass Ihr Logo jedes Mal gleich bleibt, Ihre Botschaft auf jedem Blatt Papier konsistent ist und so weiter. Allein dafür lohnt sich die Investition.
E-Fulfillment sollte ein weiterer Aspekt des Vertrags Ihres Druckpartners sein. Online-Druck oder Print-on-Demand-Funktionen ermöglichen Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Dokumente von ihren Desktops aus. Ein effektives Online-Druckportal sollte bei Bedarf mehrere Anbieter konsolidieren und Ihren Benutzern Zugriff auf alle wichtigen Dokumente an einem Ort geben. Es sollte auch zuverlässige Berichte über Nutzungsaktivitäten liefern und Genehmigungsmodelle etablieren, um Unternehmen optimierte Produktions-, Bestands- und Vertriebsfunktionen zu bieten – alles von ihren Desktop-Computern aus. Der Online-Druck reduziert die Gesamtausgaben für das Drucken und gibt den Mitarbeitern Zugriff auf die benötigten Dokumente und die Möglichkeit, zusätzliche Kopien bei Bedarf einfach nachzubestellen.
Druckmanagementpartner versorgen die Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem, was sie brauchen, wann sie es brauchen und wo sie es brauchen. Wenn Sie es Ihren Mitarbeitern erleichtern, ihre Arbeit zu erledigen, wird sich dies für Ihr Unternehmen als große Rendite erweisen.